8 truques para lidar com a caixa de entrada do seu e-mail profissional

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Todo dia você acorda cedo, enfrenta um trânsito caótico para estar no trabalho, pega um cafezinho e sobe o quanto antes para o escritório. Chegando lá, liga o computador e abre sua caixa de e-mail, que obviamente está LOTADA.

Dezenas de mensagens chegam ao longo do dia e, quando você acha que vai dar conta de responder, seu chefe lhe chama para uma reunião, o cliente faz uma visita, ou alguma outra situação acontece. Só que a caixa de entrada continua a encher e você já não tem mais ideia de como vai responder àquela “pilha” de e-mails até o fim do dia.

Como lidar com isso? Como responder a todos com eficiência e não deixar nenhuma informação se perder? Nós temos algumas dicas. ;)

#1 – Questão de tempo:

Tudo bem, nós sabemos que a sua rotina é agitada, mas é importante que você dedique algumas horas do seu dia para responder os e-mails que estão em sua caixa. Priorize o que é urgente e responda a todos. Escolha um horário que lhe é adequado, pode ser no início ou no fim do expediente.

#2 – Organize sua caixa:

Você trabalha com muitos clientes e recebe e-mails de todos eles? Organize sua caixa de entrada! Recebeu, respondeu e era importante? Guarde em pastas ou crie filtros e marcadores para cada assunto. Recebeu, respondeu e não era importante? Exclua.

#3 – O assunto realmente vale um e-mail?

Alguns colegas de trabalho, que estão bem pertinho de você, também recorrem ao e-mail para se comunicar. Em muitos casos é melhor que ele vá até a sua mesa trocar uma ideia ou, dependendo do assunto, que vocês marquem um cafezinho. É bem melhor e significa uma mensagem a menos, não é mesmo?

#4 – Cuidado com a resposta:

Sabe quando você discute com um amigo por inbox porque não entendeu o que ele quis dizer? O mesmo pode acontecer com o e-mail. Uma frase pode ser interpretada de várias formas dependendo da pontuação e de quem estiver lendo. Lembre-se disso! Quando o assunto for mais sério, vale conversar por telefone, fazer uma reunião presencial ou via Skype.

#5 – Confirmação? É sério isso?

Alguns programas como o Outlook contam com a solicitação automática de confirmação de leitura. A ferramenta pode até ser boa dependendo da situação, mas vai encher ainda mais a sua caixa de e-mail.

#6 – A resposta automática…

Essa entra na mesma linha da confirmação. Seus colegas e clientes também não têm muito tempo e, querendo ou não, é mais uma mensagem na caixa de entrada. Utilize essa função apenas em casos de férias ou afastamento e, nesses casos, não se esqueça de oferecer outra forma de contato para quem precisar falar com você ou indicar um colega de trabalho que possa ajudar durante sua ausência.

#7 – Use post-its!

Recebeu um e-mail importante, mas não pode responder naquele momento? Deixe um post-it colado em sua mesa para que você faça isso quando chegar da reunião. ;)

#8 – Empatia!

Assim como você, seus contatos não conseguem responder a todos os e-mails que chegam (um viva a vida moderna! o/). Então, facilite a vida deles também. No assunto da mensagem escreva se é urgente e sobre o que se trata. Seja o mais direto e objetivo possível ao redigir o e-mail e nunca esqueça de disponibilizar o número do seu telefone. Falhas acontecem…

Além disso, com pressa você pode enviar um e-mail para a pessoa errada, falar o que não deve e – essa é clássica – esquecer de anexar o arquivo. Portanto, para não cometer nenhuma gafe, revise o conteúdo antes de enviar. Sua consciência agradece, assim como seu coleguinha. Além disso, você evita receber outro e-mail, dessa vez pedindo pelo anexo. Capiche?