As empresas são responsáveis por disponibilizar ao governo uma série de informações relativas ao seu quadro de funcionários para que sejam geradas as obrigações fiscais. Antes estas informações eram passadas de forma individualizada para cada órgão do governo, como receita federal, caixa econômica, etc
O governo decidiu unificar os cadastros em um único ambiente chamado E-social e as transmissões que antes eram mensais passarão a ser em tempo real.
Contudo, é muito comum ainda ter muitas dúvidas sobre o eSocial. O programa ainda é recente e sua implementação acontece de forma gradativa. Diante disso, este post vai trazer as 5 principais dúvidas sobre o assunto respondidas. Confira!
1. O que é o eSocial?
O eSocial é um programa digital que visa a transmissão das informações trabalhistas das empresas. Ele faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), como a parte responsável por reunir todos os dados e obrigações referentes às relações de trabalho de um negócio.
Contextualizando, o eSocial é simplesmente um site para a transmissão dessas informações. Assim, as empresas fazem todo o envio de documentos e registros de maneira mais simplificada e de uma só vez. Contudo, é importante ressaltar que o uso permanente do eSocial ainda não foi estabilizado, visando à adaptação das empresas.
O processo acontece de forma gradativa. Com isso, a intenção é fazer uma mudança gradativa sem grandes rupturas.Por isso, os “eventos” devem ser transmitidos em fases como dados da empresa, dados do funcionários, folha de pagamento, encargo sociais, etc. Além disso, o e-social começou com as empresas de maior faturamento e depois com as empresas de menor faturamento. Para conferir o calendário atualizado, basta clicar aqui. Ao final do prazo, toda atividade de transmissão desses dados será feita exclusivamente pelo sistema do eSocial.
2. Para que serve o eSocial?
Ainda há dúvidas sobre o eSocial e sua utilidade. Ele tem como principal proposta a aproximação entre as empresas e as instituições envolvidas nos processos trabalhistas, como:
- FGTS;
- Previdência Social;
- Ministério do Trabalho;
- Caixa Econômica;
- Receita Federal.
O sistema unifica, de maneira simples, todas as informações das relações trabalhistas e disponibiliza-as em um só ambiente. Nessa plataforma digital, as instituições citadas acima podem consultá-las a qualquer momento, sem a necessidade de qualquer tarefa mais complexa. Assim, menos troca de informações é necessária.
De um modo geral, o eSocial servirá como um verdadeiro banco de dados das empresas quanto às suas relações de trabalho com colaboradores. Nesse contexto, as companhias enviam informações frequentemente ao sistema, sempre com um retorno validando que essa transmissão foi feita.
Uma vez que o eSocial está em funcionamento, é necessário o envio diário de informações ao sistema. Após essa transmissão, a empresa recebe um código informando que todos os dados foram devidamente recebidos pela Receita Federal.
3. O que muda com o eSocial?
Entre as dúvidas sobre o eSocial, há especialmente aquelas sobre como funcionam os novos procedimentos. No geral, ainda existe muita preocupação sobre o que mudará para as empresas. O principal ponto gira em torno do momento de transmissão das informações e sobre quais delas devem ser registradas no eSocial.
A seguir, entenda melhor o que é quando precisa ser transmitido no ambiente digital.
Admissões e demissões
Para otimizar os processos, saídas ou entradas de novos funcionários precisam ser comunicadas imediatamente. Isso mantém os cadastros atualizados e gera tributos no momento certo, evitando qualquer tipo de irregularidade. Nos casos de admissão, é preciso transmitir a informação com 1 dia de antecedência ao início do contrato, e nos casos de desligamento, é preciso transmitir imediatamente, após a assinatura da carta de dispensa e/ou pedido de demissão.
Folha de pagamento
Os vencimentos pagos pela empresa aos funcionários também geram uma série de eventos e devem ser rigorosamente controlados. Portanto, as informações devem, obrigatoriamente, ser registradas no eSocial todo dia 07 do mês seguinte. Não respeitar esse prazo pode gerar problemas para as empresas.
Informações sobre horários e jornada
As empresas também precisam informar quais horários que cada funcionário cumpre diariamente. A jornada de trabalho, uma vez alterada, também precisa ser devidamente registrada quando começar a ser praticada. A obrigatoriedade atende todos os colaboradores, independentemente de marcarem ponto eletrônico ou não.
Valores de vencimentos
Reajustes salariais como mérito, promoções, dissídio e etc, devem ser comunicados no eSocial no dia seguinte ao fato.
4. Quais os prazos para se adaptar ao eSocial?
Uma das principais dúvidas sobre o eSocial tem relação com a sua implementação. Em um processo gradual, as empresas têm prazos para ajustarem sua operação fazendo uso desse ambiente digital. A seguir, conheça como funciona o cronograma.
Primeiro grupo
Composto por empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2016. Para essas companhias, valem os seguintes prazos:
- 1ª fase (01/2018): só informações sobre as empresas, incluindo qualquer tabela e dados de empregador;
- 2ª fase (03/2018): obrigatório o envio de dados sobre funcionários, seus vínculos e informações de admissões, afastamentos e desligamentos;
- 3ª fase (05/2018): obrigatório o envio dos eventos de folhas de pagamento;
- 4ª fase (08/2018): dados da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) devem ser alterados e também deve ser feita a compensação cruzada;
- 5ª fase (02/2019): Substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS.
- 6ª fase (07/2019): última etapa. Dados de saúde e segurança dos colaboradores devem ser transmitidos.
Segundo grupo
São todas as outras empresas privadas que têm funcionários. Estão inclusos MEIs e Simples. É preciso respeitar o seguinte cronograma:
- 1ª fase (07/2018): só informações sobre as empresas, incluindo qualquer tabela e dados de empregador;
- 2ª fase (10/2018): informações sobre vínculos trabalhistas, admissão, demissão e afastamento;
- 3ª fase (01/2019): obrigatório o envio das folhas de pagamento;
- 4ª fase (04/2019): dados da GFIP devem ser alterados e também deve ser feita a compensação cruzada;
- 5ª fase (08/2019): Substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS
- 6ª fase (01/2020): envio dos dados de saúde e segurança do trabalhador.
Terceiro grupo
Se o empregador é pessoa física, optante pelo simples, produtor rural, pessoa física e entidades sem fins lucrativos. Suas datas a serem respeitadas são:
- 1ª fase (01/2019): só informações sobre as empresas, incluindo qualquer tabela e dados de empregador;
- 2ª fase (04/2019): informações sobre vínculos trabalhistas, admissão, demissão e afastamento;
- 3ª fase (07/2019): envio das folhas de pagamento;
- 4ª fase (10/2019): dados da GFIP devem ser alterados e também deve ser feita a compensação cruzada e Substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS
- 5ª fase (07/2020): dados de segurança e saúde do trabalhador devem ser enviados.
Quarto grupo
No quarto grupo, encontram-se os entes públicos, que devem seguir o seguinte planejamento:
- 1ª fase (01/2020): só informações sobre as empresas, incluindo qualquer tabela e dados de empregador;
- 2ª fase (resolução específica) informações sobre vínculos trabalhistas, admissão, demissão e afastamento;
- 3ª fase (resolução específica) envio das folhas de pagamento;
- 4ª fase (resolução específica): dados da GFIP devem ser alterados e também deve ser feita a compensação cruzada e Substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS ;
- 5ª fase (01/2021): dados de segurança e saúde do trabalhador devem ser enviados.
O cronograma poderá sofrer alteração, fique atento ao cronograma:
5. Quais as obrigações mais importantes do eSocial?
De forma ampla, o eSocial visa o registro de informações provenientes das relações trabalhistas das empresas. Com isso, há uma série de obrigações que devem ser registradas nesse ambiente. Entre as principais, estão:
- admissão e demissão;
- afastamentos;
- alteração na jornada de trabalho;
- aumentos salariais;
- alteração de função;
- aviso prévio;
- créditos e débitos tributários da União;
- atestado de saúde;
- cadastro de benefícios previdenciários;
- condições de ambiente de trabalho;
- acidente de trabalho;
- DIRF (Declaração do Imposto Retido na Fonte);
- DARF (geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais);
- folha de pagamento;
- informações sobre a saúde do empregado;
- FGTS (recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
- contribuição patronal previdenciária;
- contribuição previdenciária dos funcionários;
- recolhimento do imposto de renda física;
- multa do FGTS;
- reintegração;
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
- rescisões de contrato de trabalho.
As dúvidas sobre o eSocial são frequentes e muito comuns. Afinal, o uso do sistema ainda está em implementação. Ele tem tudo para ser um grande recurso de otimização do registro de informações, favorecendo muito as empresas.
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