3 dicas para gerenciar sua empresa na nuvem

Nos últimos anos falou-se muito sobre empresas na nuvem, ou cloud computing. Tanto que nem percebemos mais o quanto estamos dependentes dessa tecnologia. A maioria dos serviços que usamos hoje, tanto em casa como nas empresas, estão completamente na nuvem.

Dessa forma, com o crescimento de aplicativos que procuram facilitar nosso trabalho, é comum se sentir um pouco perdido, talvez até um pouco fora do controle. Isso acontece porque, em geral, nossos dados estão espalhados entre vários serviços: desde clientes de e-mail, passando por redes sociais e sites de armazenamento.

Para as empresas, isso não é diferente. Softwares de CRM, ERPs, gestão de projetos, finanças, entre outros, fundamentais para a boa administração de uma empresa, já estão na nuvem. Com isso, é preciso que o empresário saiba quais as vantagens e quais os cuidados de estar na nuvem.

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Gerencie seus dados com cautela:

A principal vantagem de se estar na nuvem é ter seus dados acessíveis em qualquer lugar. Isso revolucionou a forma como as empresas trabalham. Primeiro, por não limitar mais os negócios ao seu local físico e, segundo, por abrir um leque de oportunidades no mundo online. Mas isso criou excesso de dados e muito ruído, ou seja, muita informação pode tirar a atenção do que realmente importa: o crescimento da sua empresa.

Por isso, preocupe-se em entender quais dados são relevantes para o seu negócio. Por exemplo, o que é fundamental estar no seu software de CRM para que seus vendedores façam mais vendas? Qual tipo de feedback vindo dos clientes é importante ser arquivado e qual deve ser excluído?

Isso vai te guiar na escolha das ferramentas que devem ser usadas pelos seus funcionários para aumentar a produtividade deles. Em geral, o recomendado é que não se use mais de três ou quatro ferramentas, além do e-mail, sob pena de perder muito tempo somente para mantê-las atualizadas e conectadas entre si.

Fique atento à segurança:

Um dos motivos que assusta os empresários ao perceber a quantidade de dados que estão na nuvem é a segurança. Infelizmente, nenhum sistema é a prova de vazamentos, já que todos dependem de como o usuário o está utilizando.

Ainda assim, é possível estabelecer algumas regras para que sua empresa não tenha informações confidenciais espalhadas pela internet. A principal delas é instruir seus funcionários a criar senhas difíceis de serem quebradas e, também, saber identificar quando e-mails ou sites possuem links maliciosos.

Mesmo tomando medidas de precaução, lembre-se de ter um plano contra esse tipo de crise. Tenha backups de todas as suas informações e uma forma de barrar que certos dados possam “sair” de ambientes exclusivos da sua empresa. Mesmo estando na nuvem, hierarquias são importantes para manter os dados em sigilo. Um novo funcionário, por exemplo, não deve estar apto a fazer download de todos os dados da sua empresa.

Ferramentas que vão te ajudar:

Tão importante quanto entender a dinâmica de se estar na nuvem, é saber tirar proveito dela. Assim, o primeiro passo é conhecer as principais ferramentas de gestão para a sua empresa. Softwares de CRM, por exemplo, são apenas o início de uma suíte completa que pode te ajudar a otimizar o trabalho da sua equipe:

– CRM: Softwares de CRM na nuvem deram início a essa nova gestão alguns anos atrás. A principal vantagem deles é agilizar o acesso à informação. Através de ferramentas mobile, um vendedor pode, por exemplo, consultar dados sobre um cliente durante uma visita. Isso ajuda a tornar o processo de venda mais eficaz.

– Softwares de colaboração: Atualizaram completamente a relação de trabalho entre funcionários dentro da empresa, tornando possível a larga utilização de equipes remotas. Através de softwares como Basecamp ou o Asana é possível desenvolver um projeto com equipes espalhadas pelo mundo todo.

– Softwares financeiros: Os sistemas de gestão financeira e emissão de notas fiscais cloud estão se tornando populares rapidamente entre pequenas e médias empresas. A principal vantagem é o custo e a praticidade, já que não é necessária a instalação. Muitos, inclusive, estão integrados a máquinas fiscais.

– ERP: Por cuidarem de, praticamente, todo o processo operacional de uma empresa, softwares de ERP são complexos e caros. Dessa forma, as opções na nuvem para os pequenos e médios empresários se tornaram ótimas opções, já que reduzem o custo, o tempo e o impacto da implementação.

– Softwares para métricas: Ganharam espaço há pouco tempo, mas já oferecem um leque variado de opções para o empreendedor, desde ferramentas de análise de usuários até tracking de vendas. Ideal para lojas virtuais.

Arquivos na nuvem vão facilitar o seu trabalho se você souber como gerenciá-los tendo atenção às dicas. Você verá os benefícios se tomar as medidas e cuidados necessários. Simples!

Como você gerencia sua empresa na nuvem? Não deixe de comentar!

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1 Comment

  • Rafael Freitas
    Posted 30/11/2015 at 14:12 0Likes

    Muito bom seu post, eu escrevi um emxemplo que um americanos usa para administrar sua empresa entre outras dicas, bem complementar com seu conteúdo.

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