WebChat – cadastre respostas prontas e agilize o atendimento

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Tela de respostas prontas no WebChat

O atendimento no WebChat está mais rápido e fácil. Agora é possível criar um repositório de respostas padrão, que podem ser usadas durante a conversa via chat para situações que são comuns no atendimento ao cliente. Essa solução também ajuda a unificar a comunicação da empresa, evitando respostas diferentes para uma mesma situação.

Por exemplo, se todos os meses há muitos contatos de clientes querendo confirmar o pagamento via boleto, é possível cadastrar uma resposta como “muito obrigado pelo contato, vamos dar baixa no sistema imediatamente”. Assim, seus agentes sempre podem usar o mesmo texto quando um cliente entrar em contato sobre esse assunto.

Ter respostas prontas também é muito útil em casos de crise, quando muitos clientes vão entrar em contato sobre um mesmo motivo. Com um texto padrão, seus atendentes não ficarão sobrecarregados e podem dar assistência a mais pessoas em um menor espaço de tempo.

WebChat é a ferramenta de atendimento online da Locaweb. Ofereça atendimento profissional aos clientes via chat.

Locaweb integra seus produtos ao Joomla

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Nos dias 2, 3 e 4 de setembro, aconteceu em Florianópolis o Joomla Day 2011, um evento que reuniu a comunidade de todo o país para discutir as novidades desta ferramenta. A Locaweb participou do evento e pôde perceber o quanto a comunidade é forte, sempre trocando informações, dicas, experiência e fazendo negócios.

A Locaweb já disponibiliza a instalação automática do Joomla em todos os planos de hospedagem Linux e, para estreitar mais os laços com a comunidade, está lançando a integração de dois de seus produtos a esta ferramenta. Um deles é o WebDesk, uma solução de helpdesk para empresas de todos os tamanhos. Agora, os clientes desse serviço podem incorporar o formulário de criação de tickets (que é cada registro de atendimento) a um site Joomla copiando apenas um link de integração. Veja o passo-a-passo para fazer essa configuração.

O WebChat, a solução de atendimento profissional via chat da Locaweb, também pode ser integrado facilmente ao Joomla. Basta fazer o download e instalar o módulo do serviço e o link ou banner para iniciar o atendimento estará disponível em seu site. Aprenda como integrar o WebChat ao Joomla.

Você pode oferecer esses dois serviços a seus clientes e aumentar seu portifólio de soluções e, com isso, seus rendimentos. Seus sites ficarão ainda mais completos, investindo em canais para oferecer atendimento profissional ao cliente final.

Conheça mais sobre o WebDesk, nossa ferramenta de help desk online. Responda e gerencie seu atendimento a clientes facilmente pela web.

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Ler e reler. E depois revisar, só para ter certeza.

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Ler e responder e-mails correspondem a boa parte de nossas horas de trabalho. Às vezes a mensagem que chega pede urgência na resposta, você dá atenção especial para ser o mais rápido possível, deixa de reler o texto porque afinal é sobre um assunto que você já sabe muito bem do que se trata, clica no botão de enviar e naquela fração de segundo que leva para o e-mail ir para sua caixa de saída, você percebe que terminou dizendo “Beijos”. E o e-mail era para o gerente da empresa que fornece consultoria jurídica para sua empresa. O jeito é enviar uma outra mensagem logo em seguida, tomando cuidado com cada letra digitada e prestando bastante atenção para encerrar com um quase sonoro “Grato pela compreensão. Atenciosamente,…”.

Talvez você tenha alguma história parecida com essa para contar. Talvez um erro de digitação, uma escorregada na gramática ou até mesmo um e-mail sem conteúdo comprometedor mas que foi enviado para  a pessoa errada. Falhas acontecem e não vão deixar de acontecer, mas existem alguns cuidados que você deve ter para evitar ao máximo esse tipo de constrangimento.

1)   Atenção ao texto. Somente ao texto.

Evite escrever um e-mail enquanto fala ao telefone ou mesmo enquanto navega em outros sites. Sua mensagem pode estar sendo aguardada com ansiedade ou pode ser lida por alguém que domina muito bem a língua portuguesa. Ou não. Mas um texto escrito com cuidado e clareza é sempre percebido de maneira positiva pela pessoa que o lê.

2)   Evite confusões e mal entendidos.

Escreva com clareza. Escrever bem não tem nenhuma relação com o número de palavras difíceis que você conhece. Evite frases longas, procure transmitir suas ideias em frases objetivas, sem duplo sentido. Por exemplo, quando você está escrevendo para um cliente que fez uma reclamação mas não tem razão, agradeça pelo contato, mostre-se disposto a ajudar e esclareça todos os pontos levantados. Uma mensagem grosseira pode gerar mais insatisfação e o cliente pode contratar uma outra empresa que o tratou com mais atenção. Lembre-se: a menos que você forneça um serviço incrivelmente inovador, existem milhares de outras pessoas que fornecem o mesmo que você. Rapidamente a sua empresa pode ser substituída por outra, por qualquer motivo.

3)   Releia. Revise. Leia novamente.

Depois de escrever com atenção, é muito importante reler a mensagem antes de enviá-la. Enquanto estamos escrevendo, mesmo com cuidado, podemos pular palavras simplesmente por pensar mais rápido do que conseguimos digitar. O mesmo acontece com os erros de digitação. Ler novamente é igualmente importante para ter certeza que o texto está claro, que todas as frases estão coerentes e que nenhum termo ficou ambíguo – ou seja, que aquilo que você escreveu não dá margem para ser entendido de uma outra forma.

4)   Use o dicionário. Ele é uma ferramenta poderosa.

Não tenha vergonha de consultar o dicionário. Existem soluções online bastante confiáveis – mais confiáveis do que a auto-correção do programa de e-mail.  Ficou na dúvida se “exceção” é mesmo com ç? Não lembra se o “porque” tem acento, se é junto ou separado? Pesquise. Você vai levar 2 minutos para encontrar a resposta e isso pode ser crucial para o completo entendimento do seu texto e pode evitar que você tenha que enviar uma outra mensagem corrigindo o e-mail anterior. Além do mais, o hábito de consultar o dicionário ajuda você a pensar rápido em sinônimos, tornando seu texto mais rico e agradável.

Achou essas dicas muito simples? Não se assuste. Elas realmente são. Pequenos cuidados como esses podem tornar os e-mails mais profissionais, fazendo com que seus clientes confiem mais em você e na sua empresa.

Até a próxima!

 

Experimente o WebDesk gratuitamente por 30 dias

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Sua empresa tem a necessidade de organizar o atendimento aos clientes ou precisa de um help desk interno para gerenciar as solicitações da equipe? Então experimente gratuitamente o WebDesk, uma ferramenta profissional, que pode ajudá-lo a melhorar o fluxo de trabalho e concretizar mais negócios.


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WebDesk: acompanhamento de tickets por clientes e empresas

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Atendendo a inúmeros pedidos,  dois novos relatórios estão disponíveis na aba “Relatórios” do WebDesk, o relatório de tickets por cliente e o de tickets por empresas. Agora, ficou muito mais fácil acompanhar o atendimento de clientes e/ou empresas.

Se o seu foco for  pessoa física, profissional liberal ou se você atende empresa, mas tem um único ponto de contato, acompanhe o número de tickets em abertos, criados, atrasados e finalizados no gráfico de evolução dos tickets por cliente e pelo consolidado do mês. Veja como é fácil:

E para você que faz atendimento a empresas, acompanhe a evolução dos tickets por empresa e veja, por exemplo, qual é a empresa que criou mais tickets.

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