A proatividade nunca esteve tão em alta. Os líderes esperam cada vez mais que suas equipes tomem decisões sem precisar totalmente da aprovação deles. Só que para que todos compreendam a importância desse dinamismo dentro do ambiente de trabalho, é preciso preparo.

Uma forma de implantar essa característica em um time é utilizando “Árvores de Direitos de Decisão”, um modelo que auxilia na definição de responsabilidades dentro de um processo e conecta cada profissional à capacidade de realizar aquilo que cabe a sua função.

Um de seus aspectos positivos é que, quando colocado em prática, essa técnica deixa mais clara as atribuições de cada integrante da equipe, estabelecendo quem fica responsável pelo quê e, qual deles terá autonomia para decidir em casos complexos.

O Matriz RACI é outro modelo de direitos de decisão que pode ajudar a aumentar a proatividade. Ele tem o mesmo intuito do “Árvores de Direitos de Decisão”, mas é aplicado de uma forma diferente. São quatro responsabilidades para qualquer processo, atividade ou tarefa: Responsabilização, Aprovação Consultoria e Informação – RACI.

A árvore:

A estrutura de uma árvore consiste basicamente em: raiz, tronco, galhos e folhas.

Se a árvore começar a perder suas folhas, esse impacto não será tão grande quanto se ela perdesse alguns galhos, certo? Logo, se você precisa delegar tarefas para as “folhas” da árvore, leve em consideração as que, diante de um erro, resultem em um impacto neutro ou pequeno.

Uma árvore até perde galhos com frequência, mas o impacto ainda não será tão grande, pois o tronco está ali, incluindo galhos maiores. Mas, se um galho importante para a árvore, ou se o tronco, acabar se partindo, isso pode prejudicá-la significativamente.

As raízes são o suporte dela, mas, qualquer coisa que possa comprometer a integridade dessas raízes pode resultar na morte dessa árvore.

Perceba que para que a árvore fique firme, as folhas, os galhos, o tronco e as raízes têm sua responsabilidade. Diante disso conseguimos identificar sua liderança de segurança, aplicações, infraestrutura, entre outras.

Em cada domínio existem decisões fundamentais, sem erros, que devem ser tomadas pelas “raízes”. Outras escolhas, do tipo galho e tronco, você pode tolerar poucos erros já que eles não serão tão significativos e haverá tempo de recuperação.

Você saberá sobre o que se tratam essas sentenças relacionadas aos galhos, mas não precisa aprová-las. As do tronco você precisa saber e aprovar, mas não levará muito tempo para debater sobre elas. Já as decisões nível raiz são suas, ou pelo menos deverá estar envolvido diretamente na deliberação.

Ficou mais fácil de entender como é a aplicação agora?

Política de aprovação e notificação:

Mesmo que sua equipe ganhe uma autonomia maior, você precisará estar por dentro de algumas decisões, como as que estão a nível de galho, e deve ser informado sobre elas no momento em que forem tomadas – seus funcionários precisam se assegurar de que você saberá sobre elas e aí é que mora um possível problema. É importante que todas as partes da árvore estejam alinhadas para que a comunicação seja efetiva.

As decisões que você precisa tomar em grupo são “tronco”, as que não são tomadas coletivamente, mas que todos têm que saber, são “galho”. E as escolhas tipo “folhas” são as que fazemos diariamente.

Esses modelos conseguem ser utilizados em todos os níveis de uma organização corporativa. Os líderes podem identificar suas decisões dentro dos quatro pilares: responsabilização, aprovação, consultoria e informação e capacitar a equipe para que ela se fortaleça e consiga ser mais assertiva nas direções escolhidas, tanto na área de TI, quanto na de marketing, produtos e outras.