5 passos para criar um mapeamento de processos

Prática auxilia na eficiência operacional, melhorando fluxos e resultados

Para ter sucesso, uma empresa precisa rever processos constantemente para ter mais eficiência. Fazer uma análise é uma maneira de melhorar a qualidade do produto ou serviço, alavancar a produtividade e entender como é a entrega de valor para os clientes. Para isso, há técnicas como o mapeamento de processos, que ajudam a otimizar a forma como funciona uma organização. 

Um dos benefícios para empreendedores é identificar gargalos e onde a energia está sendo aplicada de forma desproporcional aos resultados. Dessa forma, é recomendável que os processos sejam sempre analisados e reavaliados.

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é um fluxograma que ajuda a ter uma visão mais clara das etapas e das pessoas responsáveis por executar cada uma delas. Esse olhar mais amplo contribui na tomada de decisão e no foco de pontos de melhoria, incluindo a necessidade de desenvolver pessoas ou as realocar, por exemplo. 

É comum empresas perderem tempo e dinheiro com processos desnecessários. Também acontece de um mesmo processo ser feito sem padrão, o que interfere na qualidade da entrega. Por isso, o mapeamento é uma ferramenta bastante útil para evitar falhas, facilitar operações, delimitar funções, prever riscos e evitar gastos desnecessários.

Cada processo exige um investimento, portanto, quanto mais otimizado for, melhor. Conheça alguns benefícios:

• Antecipar recursos: perceber quais recursos humanos e financeiros são investidos.
• Identificar falhas e gargalos: analisar se há alguma trava ou processo desnecessário.
• Desenhar funções: estruturar a equipe responsável e identificar pontos fortes e fracos do time.
• Planejar custos: dar clareza nas entradas e nas saídas financeiras e onde deve haver mais investimento.
• Analisar o desempenho: comparar a padronização dos processos para entender quais são os resultados e garantir um equilíbrio entre eles. 

Como fazer um mapeamento de processos?

Por onde começar? Listamos cinco passos para montar o mapeamento de processos na sua empresa.

1. Determine quais processos serão mapeados

Separe os processos prioritários e analise quais são mais urgentes. É um erro analisar vários ao mesmo tempo, pois o mapeamento exige tempo e recursos, então estabeleça primeiro quais precisam ser revistos e que vão garantir mais resultados. 

Para isso, há uma série de perguntas a fazer antes de iniciar o trabalho.

• É necessário mapear esse processo? Por quê?
• Esse processo coloca a empresa em risco?
• Qual é a relevância desse processo para a empresa?
• Há alguma regulamentação que precisa ser cumprida nesse processo?
• Qual é o objetivo de analisar esse processo? É necessária atualização, precisa de padronização, quero aplicar melhorias, preciso rever a necessidade?
• Quais são a complexidade e o nível de detalhamento do processo? Quanto tempo e investimento levará a análise?

2. Desenhe um mapa de processo para a análise 

Elabore uma representação gráfica de todas as atividades que compõem o processo. O mapa é um fluxograma com a sequência operacional que faz parte do processo, então deve conter os insumos, as etapas e os resultados. No campo de entrada, devem constar os recursos necessários para a execução do processo.

3. Inclua o time no mapeamento

Antes de construir o mapa, converse com as pessoas que fazem parte desse processo e entenda quais são os detalhes das atividades pelo olhar da operação. Faça o mapeamento de forma colaborativa, ouvindo os participantes e os envolvendo na análise. 

Essa é uma forma de os colaboradores se sentirem parte do negócio e entenderem seu papel. A compreensão de como um processo é feito também ajuda no desenvolvimento do time e sensibiliza para a melhoria da qualidade de como ele é executado. 

4. Faça a checagem

Depois de mapear o processo, verifique no mapa do processo se todos os elementos estão descritos. Analise com os colaboradores se todos os quadros que estão descritos fazem sentido. Confira com todas as pessoas envolvidas se as mudanças são coerentes. 

Se a empresa for grande, uma sugestão é elaborar pesquisas para que as pessoas avaliem se o processo está funcionando. Além de ser uma forma de validar as otimizações, é uma maneira de incluir ainda mais o time e receber feedback de um número variado de envolvidos. 

6. Monitore o andamento do processo

Mesmo depois de otimizado, o acompanhamento do processo deve ser constante. Verifique se as mudanças garantiram maior eficiência e produtividade para o time. Todos os processos devem sempre ser acompanhados e, se necessário, revistos. 

Os indicadores mostrarão se é necessário reformular algum deles. Respeite o tempo de adaptação das pessoas às mudanças propostas e, depois que estiver consolidado, continue avaliando os dados.